Giới thiệu

 

      1. Chức năng:

      Tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến, giúp Hiệu trưởng tổ chức quản lý về công tác giáo dục học sinh sinh viên, các hoạt động ngoại khóa của học sinh sinh - sinh viên và quản lý cán bộ, nhân viên thuộc Phòng theo sự phân cấp của Hiệu trưởng. Trưởng phòng là người trực tiếp điều hành các công việc của phòng và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng theo quy định của pháp luật.

      2. Nhiệm vụ

      2.1. Nhiệm vụ chuyên môn

- Quản lý, giáo dục nếp sống văn hóa, nền nếp kỷ cương học tập và sinh hoạt của học sinh, sinh viên;

- Biên chế lớp học sinh, sinh viên;

      - Phối hợp với GVCN, CVHT tiếp phụ huynh học sinh, sinh viên;

      - Xử lý học sinh, sinh viên vi phạm kỷ luật và giải quyết các yêu cầu, thắc mắc của học sinh, sinh viên;

- Cấp giấy xác nhận học sinh, sinh viên đang học tập tại trường;

      - Quản lý, thực hiện các chế độ, chính sách của học sinh - sinh viên;

      - Tham mưu công tác bình xét đạo đức và tổng hợp xét cấp học bổng khuyến khích học tập và các học bổng khác cho học sinh, sinh viên;

      - Quản lý hồ sơ trúng tuyển và lưu trữ hồ sơ học sinh, sinh viên;

      - Giữ gìn trật tự an ninh học đường trong khuôn viên Nhà trường;

       - Quản lý sinh hoạt ngoài giờ và các hoạt động ngoại khóa của học sinh, sinh viên;

    - Phối hợp với Đoàn thanh niên và phòng Đào tạo tập hợp học sinh, sinh viên trong các buổi sinh hoạt tập thể;

    - Chủ trì phối hợp với Đoàn thanh niên và Công đoàn trường trong việc xây dựng kế hoạch và tổ chức các hoạt động phong trào văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao của CBVC và HSSV;

    - Tham mưu việc xét khen thưởng và xử lý kỷ luật học sinh, sinh viên;

    - Chủ trì phối hợp với các khoa, phòng, GVCN, Cố vấn học tập trong công tác quản lý học sinh, sinh viên;

      2.2. Các nhiệm vụ khác

       - Quản lý toàn diện CBVC và cơ sở vật chất trang thiết bị trong Phòng;

       - Đề nghị khen thưởng, kỷ luật và giải quyết phép cho CBVC trong Phòng theo qui định của Nhà trường;

      - Chăm lo đời sống tinh thần, vật chất và tổ chức, tham gia các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể thao và vui chơi giải trí cho CBVC trong Phòng;

    - Phối hợp với các đơn vị trong trường giải quyết các công việc có liên quan và thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công.

    3. Nhân sự, gồm:

    Lãnh đạo phòng: Trưởng phòng, phó trưởng phòng;

    Cán bộ, nhân viên phụ trách các công việc do trưởng phòng phân công.

Địa chỉ liên hệ: Tầng 2, Nhà L (Cơ sở 1), Trường CĐCN Huế, 70 Nguyễn Huệ, Huế.

Điện thoại: 054.3848873

Email: cthssv@hueic.edu.vn

Mục tiêu chất lượng

1. Đảm bảo 100% việc triển khai kịp thời các Nội quy, Quy định, Chế độ của Trường, của Bộ GD&ĐT liên quan đến học sinh sinh viên.

2. Ban hành tiêu chí, khung điểm cụ thể và tổ chức thực hiện việc đánh giá, sử dụng kết quả rèn luyện của học sinh sinh viên đảm bảo 100% đúng Quy chế của Bộ GD&ĐT.

3. Lập báo cáo hàng tháng, gửi Giám Hiệu về tình hình sinh hoạt, học tập của học sinh sinh viên toàn trường.

4. Tổ chức tuần sinh hoạt đầu khóa 1 lần/năm.

5. 90% đảm bảo an ninh trật tự trong khuôn viên nhà trường.

6. 80% các yêu cầu của học sinh sinh viên được giải quyết đúng hạn.

7. Mức hài lòng của công chức viên chức và học sinh sinh viên về các hoạt động của phòng là 75%.

Kế hoạch thực hiện

Trong năm học 2014 – 2015, Phòng có 7 MTCL. Mỗi MTCL được thực hiện như sau:

BẢNG 1

Biện pháp thực hiện

Thời gian hoàn thành

Người chịu trách nhiệm

Hồ sơ

 minh chứng

MTCL số 1:

Đảm bảo 100% việc triển khai kịp thời các Nội quy, Quy định, Chế độ của Bộ GD&ĐT, của Trường, liên quan đến HS-SV

Biện pháp thực hiện:

- Ban hành các văn bản pháp quy các Nội quy, Quy định, Quy chế,  của cơ quan cấp trên và của Trường về các nội dung liên quan đến HS-SV

- Chuyển tải lên Website Trường các văn bản và thông báo các nội dung liên quan đến chế độ, chính sách đối với HS-SV qua các buổi sinh hoạt lớp hàng tháng

- Tham gia tổ chức tuần sinh hoạt đầu khóa để hướng dẫn HS-SV thực hiện đúng thủ tục, hồ sơ liên quan đến chế độ, chính sách đối với HS-SV

- Phát hành Sổ tay Quản lý  HS-SV nơi cư trú cho HSSV mới nhập học

- Thông báo các nội dung để GVCN/CVHT phổ biến trong buổi sinh hoạt lớp hàng tháng

 

 

 

 

 

 

 

 

- 01 lần/năm

 

 

 

-   Cập nhật theo hiệu lực văn bản

 

 

- 01 lần/năm

 

 

 

- 01 lần/năm

- 01lần/tháng

 

 

 

.

- Trưởng, phó phòng CTHS-SV

 

 

- CV thực hiện

 

 

 

 

 

- GVCN/CVHT

 

 

 

 

 

- Văn bản pháp quy về công tác HS-SV trên Website Trường

 

- Kế hoạch tổ chức tuần sinh hoạt đầu khóa cho HS-SV.

 

-          - Sổ QLHS-SV

- Biên bản sinh hoạt lớp

MTCL số 2:

Ban hành tiêu chí, khung điểm cụ thể và tổ chức thực hiện việc đánh giá, sử dụng kết quả rèn luyện của học sinh sinh viên  đảm bảo 100% đúng Quy chế của Bộ GD&ĐT

Biện pháp thực hiện:

- P.CTHSSV tham gia các buổi sinh hoạt đầu khóa để phổ biến Nội quy, Quy định và thang điểm đánh giá cho HS-SV

- Gần cuối học kỳ GVCN/CVHT phát phiếu đánh giá điểm rèn luyện cho HS-SV để HSSV tự đánh giá

- GVCN/CVHT, BCS lớp, BCH Chi đoàn họp đánh giá đểm rèn luyện của từng HSSV thông qua phiếu tự đánh giá của HS-SV

- Hội đồng cấp khoa tiến hành họp xem xét, đánh giá kết quả rèn luyện của HSSV từng lớp trong học kỳ.

- Hội đồng Nhà trường tiến hành họp xem xét, đánh giá kết quả rèn luyện của HSSV trong học kỳ và đề nghị Hiệu trưởng ra Quyết định công nhận

- Hiệu trưởng phê duyệt và ra Quyết định công nhận kết quả rèn luyện trong học kỳ đối với HS-SV thuộc Trường.

- Công bố và cập nhật kết quả rèn luyện của HS-SV vào phần mềm quản lý HS-SV

 

 

 

 

 

 

 

- 01lần/khóa

 

 

 

 

- 01lần/HK

 

- 01lần/HK

 

 

 

 

- 01lần/HK

 

 

- 01 lần/HK

 

 

 

- 01lần/HK

 

 

 

- 01lần/HK

 

 

 

 

 

 

 

- Trưởng phòng, phó phòng.

- HS-SV.

 

-GVCN/CVHT; BCS lớp, BCH Chi đoàn

 

- Trưởng khoa

 

- Phó HT phụ trách

 

- Phó HT phụ trách

 

- GVCN/CVHT

 

 

 

 

 

 

 

 

 

- Quy định đánh giá, xếp loại rèn luyện  của HS-SV Trường CĐCNH

- Phiếu đánh giá.

- DS bảng tổng hợp kết quả rèn luyện

- Biên bản họp xét, đánh giá của Hội đồng Khoa

- Biên bản họp xét, đánh giá của Hội đồng Trường

- Quyết định công nhận của HT.

- Kết quả  rèn luyện của HS-SV trên phần mềm đào tạo.

MTCL số 3:

Lập báo cáo hàng tháng, gửi Giám Hiệu về tình hình sinh hoạt, học tập của học sinh sinh viên toàn trường

Biện pháp thực hiện:

- Cuối hàng tháng trước khi chuẩn bị giao ban nhà trường, Trưởng khoa báo cáo tình hình sinh hoạt học tập của HSSV khoa đến P.CTHS-SV.

- P.CTHS-SV tổng hợp báo cáo tình hình sinh hoạt học tập của HS-SV các khoa trong toàn trường

 

 

 

 

 

 

- 01lần/tháng

 

 

- 01lần/tháng

 

 

 

 

- Trưởng khoa

 

- Trưởng phòng, phó phòng

 

 

 

 

 

 

 

 

- Bản tổng hợp tình hình khoa trong tháng

- Bản tổng hợp ttình hình toàn trường trong tháng

MTCL số 4:

Tổ chức tuần sinh hoạt đầu khóa 1 lần/năm

Biện pháp thực hiện:

- Lập kế hoach, trình ký Giám hiệu và ban hành kế hoạch sinh hoạt đầu khóa cho HS-SV mới nhập học

- Thông báo, phổ biến rộng rãi về công tác triển khai kế hoạch tuần sinh hoạt qua Email các đơn vị và đăng tải trên Website trường

- Phối hợp với các báo cáo viên triển khai theo các nội dung của kế hoạch.

- Báo cáo cơ quan cấp trên việc thực hiện triển khai kế hoạch

01 lần/năm

 

 

 

- Ban Giám hiệu

- Trưởng phòng CTHS-SV.

 

- CV thực hiện

 

 

 

- Trưởng phòng

 

 

- Bản kế hoạch

 

 

-    Thông báo; kế hoạch

 

-  Giấy mời báo cáo viên; kế hoạch

-  Báo cáo

MTCL số 5:

90% đảm bảo an ninh trật tự trong khuôn viên nhà trường

Biện pháp thực hiện:

- Thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện, nội quy, quy định của HS-SV các lớp trong giờ sinh hoạt, học tập tại trường

- Cập nhật thông tin việc vi phạm nội, quy định của HS-SV trong các giờ sinh hoạt học tập tại trường

- Kết hợp với GVCN, CVHT, các đơn vị liên quan, các cơ quan chức năng  để xử lý, giải quyết kịp thời các trường hợp vi phạm của HS-SV

- Thông báo về gia đình cùng kết hợp giáo dục các trường hợp  HS-SV vi phạm

 

 

 

 

-    Hàng ngày

 

 

-    Hàng ngày

 

-    Hàng ngày khi xảy ra các vụ việc

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

- Trưởng phòng; Phó phòng; Chuyên viên PCTHS-SV

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-Lịch trực,  kiểm tra

 

 

-    Sổ theo dõi

 

 

-Biên bản vi phạm

 

 

-          Thông báo

MTCL số 6:

80% các yêu cầu của học sinh sinh viên được giải quyết đúng hạn

Biện pháp thực hiện:

- Ban hành các thủ tục, quy trình việc thực hiện giải quyết các công việc liên quan đến chế độ, chính sách, cấp giấy xá nhận, vay vốn.… đối với HS-SV

-  Chuẩn bị các biểu mẫu, sổ sách để thực hiện việc giải quyết các chế độ chính sách cho HS-SV

- Thực hiện giải quyết đúng theo quy trình..

 

 

 

 

- 01 lần/năm

 

 

- Đúng hạn

 

 

 

 

 

 

- Trưởng phòng

 

- Chuyên viên phụ trách

 

 

 

 

 

- Thủ tục quy trình

- Các biểu mẫu

- Sổ theo dõi

MTCL số 7:

Mức hài lòng của công chức viên chức và học sinh sinh viên  về các hoạt động của phòng là 75%.

Biện pháp thực hiện:

-    Thân thiện, vui vẽ, hòa nhã, nhanh chóng, chính xác đối với toàn thể CBVC và HS-SV khi tiếp xúc yêu cầu giải quyết  công việc

 

 

 

-    Đúng hạn

 

 

 

 

-     Toàn thể CCVC của phòng

 

 

-    Phiếu đánh giá thăm dò ý kiến hàng năm của CCVC và HS-SV.

 

BẢNG 2

Để minh chứng hiệu lực của quá trình vận hành QMS ISO 9001:2008, Phòng CTHS-SV đảm bảo tuân thủ việc gửi báo cáo đến các phòng của Trường như sau:

STT

Nội dung báo cáo

Mẫu hồ sơ và

nơi gửi đến

Chu kỳ báo cáo

Tháng

Học kỳ

Năm học

1

Vận hành QMS ISO 9001:2008 và hành động khắc phục trong đơn vị

HS/7.5.1c/02/BISO

Ban ISO

x

 

 

2

Báo cáo kết quả kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ ISO

HS/4.2.3/02/BISO

HS/4.2.4/02/BISO

Ban ISO

x

 

 

3

Mức độ hài lòng CCVC về hoạt động của phòng là 75%.

HS/7.5.1/02/TCHC

Phòng TCHC

 

x

x

4

Báo cáo tình hình chấp hành nội quy, quy chế của HSSV

Báo cáo công tác tháng.

 

x

x

x

5

Kết quả rèn luyện của HSSV

Bảng tổng hợp kết quả RL học kỳ

 

x

x

Trưởng đơn vị, các viên chức của phòng cam kết thực hiện NHỮNG GÌ ĐÃ VIẾT và đo lường kết quả thực hiện các mục tiêu chất lượng trong năm học 2014 - 2015.

Đội ngũ cán bộ Phòng Công tác HS-SV